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지금까지 문서작성에 대한 3편의 글을 발행하였는데요. 오늘은 그 마지막 시간입니다. 이번 시간에는 3편에서 알려드린 매출과 영업이익을 기준으로 문서를 작성하는 기본 단계를 바탕으로 문서를 완성하는 법을 알려드리겠습니다. 혹시 이전 글을 읽지 않으신 분께서는 하단의 링크를 통해 확인해주세요.

● 저절로 납득이 되는 문서 만들기 (1편) http://blog.lgcns.com/490

● 저절로 납득이 되는 문서 만들기 (2편) http://blog.lgcns.com/493

● 저절로 납득이 되는 문서 만들기 (3편) http://blog.lgcns.com/503


■ 4단계 – 효과적인 핵심 메시지 구성하기

3단계에서는 연습장에 핵심 메시지의 관계와 구성을 표현하는 방법을 말씀 드렸는데요. 그런데 하부 조직의 매출과 영업이익을 표현할 때 가장 많이 저지르는 실수가 있습니다. 그것은 아래의 그림처럼 하부 조직별로 매출과 영업이익 그래프를 각각 그려 넣는 것입니다. 그렇게 되면 한 장의 문서 내에 모두 표현할 수 없는 문제가 발생합니다. 이럴 때는 아래의 팁을 활용해 보세요. 

<하부 조직 별 그래프를 각각 그린 예시>


모든 회사는 하부 조직으로 구성되고 하부조직 각각의 매출 및 영업이익의 합은 회사 전체의 매출 및 영업이익과 동일합니다. 따라서 회사 전체 매출을 표현하는 막대그래프 하나를 조직별로 나누어 표현하면 하나의 그래프 내에 조직별 매출액을 동시에 표현할 수 있습니다.

또 하나 주의할 점은 영업이익이 적자 상태일 경우 마이너스 수치가 발생할 수 있으므로 마이너스 수치는 0 이하 영역에 박스를 표시해주는 방식으로 표현합니다.  

<배치 구조와 표현 방법을 메모한 예시>


■ 5단계 - 파워포인트 슬라이드를 구역으로 분할하여 문장 배치하기

미리 구성해보는 연습을 마쳤다면 이제 파워포인트에서 문서 작성을 시작하면 되는데요. 파워포인트에서 문서를 작성하기에 앞서 다음 사항을 알아두시면 좋습니다.


문서의 재사용성과 문서 작업 속도를 높이기 위해서 자주 사용되는 포맷은 슬라이드 마스터 기능을 이용하여 미리 작성해두는 것이 좋습니다. 슬라이드 마스터 활용 방법은 시중의 책이나 파워포인트 관련 블로그에 

파워포인트에서 문서를 깔끔하게 만드는 팁 중 하나는 균형 잡힌 구역 분할이라 할 수 있습니다. 텍스트 영역과 이미지 영역 사이에 과도한 공백이 발생하지 않도록 각 영역 간 여유 공간을 균형 있게 잡아주는 것이 좋습니다. 


■ 6단계 – 도형을 이용하여 그림 구성하기

다음은 데이터를 시각화하는 단계입니다. 긴 글보다는 표, 그래프, 그림 등으로 표현하는 것이 한눈에 보기에도 좋고 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 


파워포인트에서 제공하는 도형과 아이콘, 파워포인트 온라인 그림에서 제공하는 클립아트, 그리고 웹 검색 또는 촬영을 통해 얻은 그림 파일을 이용하여 필요한 그림을 표현합니다.

그림을 이용한 문서 표현 방법은 서비스 시나리오의 설명이나, 시스템 및 제품 구성, 재무 현황, 조직도, 특정 상황 표현, 시간에 따른 변화를 표현하는 데 유용합니다.


■ 7단계 – 문서 마무리 확인

문서 작성의 마무리 단계에서는 문서를 다시 한 번 점검합니다. 문서를 제출하기 전, 다음의 사항들을 반드시 확인해보시기 바랍니다.

반복되는 조사가 없는지, 문장이 자연스러운지, 어려운 용어는 없는지 확인 후 수정합니다.

문서에서 강조하고자 하는 키워드가 있다면 청색 또는 붉은색 계열로 글자색에 변화를 줍니다. 단, 최대 2~3개 정도만 적용하는 게 좋습니다.

이미지, 텍스트 상자 등을 상하좌우로 가지런히 정렬시키고 간격을 맞춥니다. 

정량적 자료는 반드시 단위를 표기하고, 부득이하게 사용할 수밖에 없는 전문 용어나 약어는 주석을 이용하여 설명합니다.

<파워포인트로 작성한 기업의 재무 성과 문서 예시>


■ 좋은 문서를 만드는 지름길은?

지금까지 예시를 통해 문서 작성하는 방법에 대해 자세히 알아보았는데요. 위의 단계와 더불어 문서를 많이 접하는 것도 문서 작성 역량을 높이는 효과적인 방법으로, 많은 문서를 직접 만들어보고 좋은 문서를 참조하는 것이 큰 도움이 됩니다. 


그리고 보고나 제출에 앞서 직장 상사나 팀원들과 검토해 보는 과정도 필요합니다. 특히 문서 작성의 고수가 검토해준다면 문제점을 더 확실히 점검할 수 있겠죠. 하지만 열심히 작성한 문서에 지적을 받으면 대부분 방어적이거나 신경질적이기 쉽습니다. 이때 자신이 작성한 문서에 매몰되어 객관적인 시각을 잃어버리면 납득이 되는 문서가 아닌 억지로 강요하는 문서가 될 수 있습니다. 따라서 타인의 의견과 개선 사항을 받아들이는 열린 마음의 자세가 좋은 문서를 만드는 지름길입니다. 필자 또한 팀 내 문서 잘 만드는 김모 차장님께 지적질 많이 당하지만 한 수 배우는 자세로 리뷰를 받고 있습니다. 차장도 이러한데 사원, 대리 직급은 더 열심히 리뷰 받아야겠죠.


지금까지 총 4편에 걸쳐 직장인 문서 작성의 팁을 알아봤습니다. 모든 학습이 그렇듯 문서 작성법에도 왕도는 없다고 생각합니다. 문서 작성 연습, 좋은 문서 참조, 그리고 다른 사람들의 리뷰를 통해 자신의 부족한 점을 개선해 나가야 하는 거죠. 그러한 여러분의 노력에 작은 도움이 되었기를 바라며, 문서 작성의 스트레스에서 해방되는 그 날까지! 파이팅~


글 l 강석태 차장ㅣLG CNS 스마트 블로거


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